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S3732402: Dokumentation im Vergabeverfahren

Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. Nach der Reform des Vergaberechts im Jahre 2016 ist nach § 8 der Vergabeverordnung 2016 u.a. zu dokumentieren:

• die Kommunikation mit Unternehmen und interner Beratungen

• der Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen

• der Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen

• der Verhandlungen und der Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen sowie der Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag.

Grundsätzlich gilt, dass der Vergabevermerk die Entscheidung der Vergabestelle nachvollziehbar darstellt. Hierbei gilt es, zu beachten, dass der Weg zur Entscheidung dargestellt wird und nicht nur die Entscheidung an sich. Die einzelnen Schritte der Vergabe sind daher zeitnah und chronologisch in einem Vergabevermerk darzustellen. Um ein in jeder Hinsicht transparentes Vergabeverfahren zu gewährleisten und zugleich etwaigen Manipulationsversuchen vorzubeugen, kommt eine nachträgliche Heilung von Dokumentationsmängeln grds. nicht in Betracht. Ist der öffentliche Auftraggeber seiner Dokumentationspflicht nicht ordnungsgemäß und zeitnah nachgekommen, ist deren spätere Erstellung ohne Wiederholung des nicht dokumentierten Vorgangs im Vergabeverfahren nicht möglich.

Seminarinhalte:

• Vorstellung verschiedener Muster von Vergabevermerken

• Überblick über verschiedene vergaberechtliche Rechtsnormen und Vergabegrundsätze, die Einfluss auf die Dokumentation des Vergabeverfahrens haben

• Die Dokumentation des Vergabeverfahrens

• Submission/Eröffnungstermin richtig dokumentieren

• Die Angebotswertung richtig dokumentieren

• Welche Besonderheiten bestehen nach dem Grundsatz der Transparenz an die Dokumentation bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes

• Welche Besonderheiten bestehen nach dem Grundsatz der Transparenz an die Dokumentation bei der Aufhebung des Vergabeverfahrens

• Wie ist mit einer Beanstandung der erfolgten Dokumentation des Vergabeverfahrens von Bietern, Vergabekammern, Gerichten, Fördermittelbehörden umzugehen - welche Risiken bestehen?